Entorno y Outlook

Entorno de Office y OUTLOOK.

¿Cómo entramos? 

• Directamente: login.microsoftonline.com

• Desde Educarioja: 

Empezamos a conocer Office 365

La primera vez que entramos veremos esto.

Las siguientes veces veremos esto otro, tan solo seleccionaremos nuestro usuario. 

IMPORTANTE por seguridad: si no es tu ordenador no guardes contraseñas, porque sino podrá entrar cualquier persona que abra ese ordenador.¡¡CUIDADO!! 

Si iniciamos sesión y no hemos cambiado la página de inicio, que se puede hacer desde CONFIGURACIÓN/cambiar página de inicio (por defecto aconsejo dejar "Office 365 home page"), veremos:

Vamos a empezar a "cacharrear y ver que hay en nuestra cuenta a través de "VER CUENTA" y después "INFORMACIÓN PERSONAL".

En VER CUENTA, nos aparece esta pantalla que nos informa de todo lo que podemos hacer. Destaca el poder hacer cambios en la configuración de nuestro entorno, ver los dispositivos que tenemos sincronizados, los permisos y nuestro número de indicador y licencia.

Cuando pinchamos en INFORMACIÓN DE CUENTA - podemos acceder a la EDICIÓN DE NUESTRO PERFIL. Podremos poner esa foto que tan bien salimos en la boda de nuestro cuñado   

Pero como es un correo "oficial", puede que quede mejor una foto lo más semejante a la de nuestro día a día y si es posible la misma que en RACIMA.

Otra pestaña a destacar es la posibilidad de crear un BLOG o publicaciones nuevas. Esto es algo más complejo y es un sistema muy plano y que puede que no tengamos todos los permisos posibles, así que eso mejor para más adelante.

La otra manera de poder cambiar la foto es desde el icono de la imagen (arriba a la derecha)

1. Pinchamos en el icono de la foto.
2. Después en "CAMBIAR" debajo de la foto (en el desplegable tras pinchar)
3. Buscamos en nuestro ordenador la foto que queremos poner en nuestro perfil.
4. Por último, guardamos y ya está nuestra imagen en la plataforma de Microsoft y en todas sus herramientas.

Desde la rueda dentada que está arriba a la derecha, nos deja hacer una acción que desde otro lugar es más compleja:

El de respuesta automática. Donde podemos escribir agradeciendo el haber escrito, informar y que contestarás a la mayor brevedad posible u otro ejemplo es que estamos "cerrados por vacaciones"  

Y el otro aspecto que no se puede cambiar desde otro sitio, es la posibilidad de modificar la pantalla de OUTLOOK, dejando de poner tres columnas y pudiendo poner dos y no tener lectura una prelectura de los correos recibidos o enviados. En cambio, nos saldrá una ventana emergente.

Ahora entremos en materia y vayamos a ver la primera aplicación: el correo de Microsoft: OUTLOOK.

Desde INICIO, tan solo tenemos que pinchar en CORREO.

Y sino estamos en INICIO pues buscamos los "9 puntos". Cuando nos sale el menú desplegable nos deja realizar dos fuciones: pinchar y sale automáticamente o bien poner el cursor sobre la aplicación y aparecen "3 puntitos" arriba a la derecha y podremos hacer una de las funciones siguientes.

Accedas de una manera u otra, entramos en el correo, el cual podemos ajustar a nuestro gusto en la "rueda dentada" o configuración y este es el menú que principalmente podemos cambiar.

Vayamos a la columna de la izquierda: CARPETAS Y GRUPOS.

CARPETAS

• BANDEJA DE ENTRADA: son los correos que nos llegan, el número nos indica los que están sin leer.
• OTROS CORREOS: son aquellos correos que automáticamente Microsoft los manda a otra bandeja porque nuestro uso hace ver que esos no son prioritarios.
• ELEMENTOS ENVIADOS: son aquellos correos que se hemos enviado.
• BORRADORES: son los correos guardados sin destinatario, aquellos que los hemos mandado aquí para poder revisar antes de enviar o aquellos que estén sin mandar.
• MÁS: tenemos la posibilidad de añadir carpetas o quitar otras que ya tenemos prefijadas.

GRUPOS

Aquí aparecen los grupos a los que pertenecemos o que hemos creado.

• EXAMINAR: podemos buscar todos los grupos creados y que tenemos acceso a ellos y así poder mandarles mensajes en bloque.
• CREAR: con él podemos crear grupos, de alumnos con maestros/profesores; solo de maestros, de equipos directivos, de grupos de trabajo,... 
• Al pinchar nos sale un menú desplegable a la derecha como el siguiente, donde podemos poner el nombre del grupo y poner la privacidad: 

• Público: cualquiera puede ver el contenido.
• Privado: solo pueden ver el contenido aquellos miembros que tienen permiso.

Por último, solo tenemos que dar en CREAR o DESCARTAR.

Dentro de cada grupo se puede ver y compartir entre los miembros lo siguiente.

• CONVERSACIONES: son todos los correos que se envían al grupo.
• CALENDARIO: fechas que se comparten entre los miembros del grupo, se pueden hacer visibles a nivel particular en nuestro propio calendario o no. Es compatible con otros muchos calendarios de otros grupos.
• ARCHIVOS: son aquellos documentos, imágenes, videos,... que se tienen en común y que se abren también desde OneDrive.
• BLOC DE NOTAS: son aquellas notas/recordatorios/información que se comparten entre los miembros del grupo.
• CONECTORES: son aplicaciones o contenidos externos de interés para el grupo.

MANDAR UN CORREO NUEVO

 

Pinchamos en el símbolo de + en "Nuevo" o en la flecha hacia abajo y pinchamos en "Mensaje correo electrónico" y nos sale una ventana emergente.

• ENVIAR: una vez puesto destinatario, asunto y mensaje pinchamos en enviar.
• ADJUNTAR: Podremos anexionar cualquier tipo de documento, tanto desde OneDrive como desde nuestro ordenador/Equipo.
• COMPLEMENTOS: principalmente sirve para escribir con plantilla, es decir, tener un correo electrónico prefijado o estandar. Estas las puedes crear o pinchar las ya existentes.
• DESCARTAR: borra el mensaje antes de enviarlo. Si queremos dejarlo sin enviar pinchamos en los 3 puntos (...) y después en "Guardar borrador"
• [...] Menú desplegable para guardar en borrador; mandar con copia oculta; mostrar quién lo envía; establecer importancia de mensaje; quitar las posibilidades de formato de texto y más opciones. 

Estas otras opciones nos ofrecen la posibilidad de mandar un correos con diferentes grados de CONFIDENCIALIDAD. Así como, saber si la otra persona ha leído el correo y/o lo ha recibido.

CORREO RECIBIDOS.

Esa raya vertical indica que no hemos leído el mensaje y que es nuevo.

Y esos iconos de la derecha que aparecen cuando pasamos el cursos por encima nos dejan hacer diferentes funciones tanto antes como después de leer el mensaje.

• PAPELERA: borrar el mensaje.
• SOBRE ABIERTO-CERRADO: marcarlo como NO LEÍDO, una vez que lo hemos abierto.
• BANDERA: marcamos el mensaje como importante, pero se queda en el mismo sitio cronológico en el que lo hemos recibido.
• CHINCHETA: nos permite anclarlo en la parte superior de nuestra BANDEJA DE ENTRADA.

Pinchamos en el mensaje y lo vemos. Arriba podemos hacer una serie de acciones sobre ese mensaje y el resto de los de la Bandeja de entrada.

• NUEVO: crear un correo nuevo, como anteriormente se ha indicado.
• ELIMINAR: Borra permanentemente este mensaje, IMPORTANTE: NO pide confirmar esta acción y por tanto se borra directamente. 
• Si se quiere volver a tener en la Bandeja hay que ir a la columna de la derecha en "MÁS" y pinchar en "ELEMENTOS ELIMINADOS" Otra opción es pinchar en "DESHACER" arriba a la derecha, debajo de nuestro foto de usuario.
• ARCHIVAR: guardar los correos seleccionados bien en una carpeta nueva de ARCHIVOS o en una carpeta ya creada: <Select folder>
• CORREO NO DESEADO: bien sea porque es NO DESEADO (SPAM) o por SUPLANTACIÓN (PHISHING)
• LIMPIAR: quitar todos los mensajes de la bandeja o solo los de un mismo emisor. Bien sea, en el mismo momento de recibirlos, dejar el último, borrar cada cierto tiempo,...
• MOVER A: nos deja mover los mensajes entre diferentes carpetas y grupos.
• CATEGORÍAS: se puede dar categorías de color a cada mensaje y se verá ese tipo de código en el resumen de la bandeja de entrada. Se pueden crear diferentes categorías o usar las prefijadas. En la bandeja de entrada tan solo muestra 3 códigos, en el propio mensaje todos.

• [...] podemos ver las siguientes opciones, comunes en otros correos, salvo la de CREAR REGLA.

Opción de Crear Regla, deja realizar diferentes acciones según quién envíe el mensaje, a quién se lo envíe y qué contiene. Así pues, se podrá hacer de manera automática (ver ejemplo al final): 

1. MOVER, COPIAR o ELIMINAR un mensaje.
2. ANCLAR el mensaje.
3. MARCARLO como leído, como no deseado, como importante o categorizarlo.
4. REENVIAR, REDIRIGIR o ENVIAR un nuevo mensaje.