OneDrive

ONE DRIVE. Nuestra nube.

Para entrar en OneDrive debemos hacer lo mismo que para las otras herramientas de Office 365. "Iniciar Sesión" y pinchar en el ICONO de ONEDRIVE. Esto en caso de tener predeterminado la página de entrada como la siguiente imagen.

En el supuesto caso que no salga esta imagen y entre directamente a una de las herramientas de Office Online, tan solo tendremos que ir a la barra de arriba donde están los "9 puntitos" pinchar y llevar el ratón hasta la aplicación deseada, en este caso OneDrive.

Ya estamos dentro!!! esto es la parte fácil ahora queda lo interesante de la herramienta.

Este es el entorno que nos encontramos nada más entrar.

Lo que podemos hacer ahora y si tenemos algún documento / carpeta / imagen /vídeo... cargado, podremos cambiar el modo de verlo con el siguiente icono.

Se nos quedará así el entorno, pero perderemos información básica como: MODIFICADO; MODIFICADO POR; el TAMAÑO de los archivos y lo que es más importante y básico (a mi modo de pensar) y es, cómo lo tenemos COMPARTIDO. Si no vemos esto, puede que no sepamos quien tiene permisos para poder editar o ver dichos documentos. 

Por seguridad, es mejor tener este tipo de visión de la página.

En cambio, si queremos más comodidad a la hora de ver los documentos y las carpetas, pues este otro estilo es mejor y os quedaría la página así.

También podemos ORDENAR los documentos. 

Pinchamos en el menú desplegable y los ordenamos a nuestro gusto, estas son las posibilidades.

Recuerda que puedes ordenar los archivos por dos variables, primero por: NOMBRE, MODIFICADO, MODIFICADO POR... o TAMAÑO DE ARCHIVO.

Y también de manera ASCENDENTE o DESCENDENTE.

Vayamos ahora al otro lado de la pantalla y veamos que se "cuece" en la columna de la izquierda.

De arriba a abajo, podemos ver:

• BUSCAR: en esta pestaña podremos escribir palabras o frases que aparecen en el nombre de cualquier documento / imagen / vídeo / carpeta,... que hayamos subido o que estén en el propio contenido. Tras pinchar en la lupa, nos mostrará los resultados que contengan esas palabras.
• ARCHIVOS: son todos aquellos documentos / imágenes / vídeos / carpetas,... que hemos creado o subido desde nuestros ordenadores y/o dispositivos.
• RECIENTES: como indica la propia etiqueta nos muestra los últimos documentos abiertos o modificados.
• COMPARTIDO CONMIGO: son aquellos documentos que han compartido otros usuarios con nosotros, no los que nosotros hemos compartido. IMPORTANTE. Por el momento sólo se puede compartir con los usuarios que están dentro de la organización la larioja.edu.es 
• PAPELERA DE RECICLAJE: son todos aquellos documentos / imágenes / vídeos / carpetas,... que hemos borrado. Esta versión permite administrar la papelera de reciclaje como si fuera una carpeta más y por tanto hay un histórico de borradores, así pues, puedes restaurar todo lo que quieras que hayas borrado desde que tienes la cuenta. En otras versiones esto no es posible.  

Y Estas son las cosas que podéis hacer con los elementos que seleccionéis o con todos: RESTAURAR; ELIMINAR y VACIAR PAPELERA.

• GRUPOS: son aquellos grupos creados por nosotros o a los que pertenecemos. Estos grupos son los mismos que existen en OUTLOOK y que cuando compartimos cualquier archivo, aquí es donde se almacenan. Esto es la filosofía Share.

Los ARCHIVOS en la NUBE. 

Qué podemos hacer si tenemos el escritorio de OneDrive vacío.

• NUEVO: en esta opción podremos crear un nuevo documento Online o una carpeta. También podemos crear un archivo nuevo para guardarlo en una carpeta existente o una carpeta dentro de otra -subcarpeta-.

• CARGAR: en caso de no querer crear un nuevo documento o una nueva carpeta, también podemos subir archivos de nuestros dispositivos o de nuestro equipo. Así lo tendremos guardado y puede ser una copia de seguridad muy interesante. O en cambio, tenerlo para poder acceder y editar esos documentos desde cualquier ordenador del mundo -siempre y cuando esté conectado a Internet.

• SINCRONIZAR: esta opción solo funciona si tenemos sincronizada esta cuenta con un ordenador o dispositivo, sino siempre va a estar sincronizado en la red.

Qué podemos hacer  con los archivos y carpetas. 

Lo primero es saber cómo seleccionar, cómo accionar y qué se pueda hacer con cada archivo. 

Si pinchamos en el nombre del archivo, lo abriremos inmediatamente, como cualquier otro docuemento de Internet.

Si en vez de pinchar lo que hacemos es seleccionarlo así (mirar los siguientes ejemplos con las diferentes tipos de visión) tendremos diferentes opciones.

Seleccionemos cualquiera de las dos opciones de visionado, nos va a dar un menú igual en la parte superior.

ABRIR: abrir el documento seleccionado (en este caso está seleccionado un documento Word)

• ABRIR en WORD ONLINE: abre el archivo directamente desde en modo Online y por tanto no necesitamos tener instalado en el ordenador el programa.
• ABRIR en WORD: abre el documento en nuestro propio ordenador y para ello tendremos que tener instalado el Word. Nos pedirá permisos para ejecutar el programa.

• COMPARTIR: 
• INVITAR A PERSONAS: Podrás invitar y compartir el documento con cualquier persona que esté dentro de esta organización. Le podrás dar permisos de editor o solo podrá ver el documento.

                    

• COMPARTIR CON: esta opción permite saber con quien tenemos compartido el documento y así poder administrarlo. Así pues, podremos dejar de compartir, enviar un correo a todos y en opciones avanzadas nos llevará a otra ventana emergente en la que podremos administrar uno a uno o en bloque todos los permisos. IMPORTANTE: es más fácil saber a quien dejamos ver y a quién editar, que luego estar quitando y poniendo permisos. 

               

• OBTENER UN VÍNCULO: Esta opción está incluida en COMPARTIR, pero la vemos desde aquí.

Si queremos obtener un vínculo es para que otras personas puedan ver el documento de manera online, por ejemplo para poder compartirlo en una web o por correo electrónico, pero si queremos insertarlo o embeberlo en una web, existen otras opciones.

Algo interesante de esta opción, es el grado de vínculos que puedes crear y que se pueden obtener. 

Además se pueden poner caducidad a aquellos vínculos creados de manera abierta, es decir, que todo el público lo puede ver o editar y que no requiere iniciar sesión.

• DESCARGAR: es la acción más común de Internet y simplemente tenemos que pinchar y se descarga automáticamente en nuestro ordenador.

• ELIMINAR: podremos eliminar el documento seleccionado y nos pedirá aceptar la acción. Tendremos la posibilidad de restaurarlo si vamos a Papelera de Reciclaje. 

• MOVER A: con esta opción tendremos la posibilidad de mover documentos entre carpetas sin tener que arrastrar, copiar y/o pegar. Al pinchar nos aparece a la derecha una ventana en la que muestra todas las carpetas que tenemos y donde las podemos mover. Si queremos crear una nueva, tan solo debemos pinchar en CARPETA NUEVA y poner el nombre deseado. Tan solo faltará pinchar en la carpeta a la que queremos mover y aceptar los cambios.

• ... 
• COPIAR EN: nos sirve para hacer una copia. La anterior opción "MOVER A" lo que hace es trasladar el archivo a otra carpeta, esta acción lo que hace es duplicar el archivo. 

• CAMBIAR NOMBRE: Es la opción rápida, sin necesidad de entrar a editar el archivo y poder cambiar su nombre.

• HISTORIAL DE VERSIÓN: esta opción es muy interesante porque podemos ver las anteriores versiones del archivo y podemos volver a VER; RESTAURAR, y en el caso de las versiones anteriores: ELIMINAR. 

Así que si alguien ha borrado algo tuyo que te interesaba mucho lo puedes recuperar (en caso de haberlo tenido en compartido)

• INFORMACIÓN: por último y no menos importante podremos pinchar en la "i" de información para saber todo sobre nuestro archivo seleccionado. Esta información puede ser interesante para el usuario.